De start van een nieuw jaar is voor velen het moment om plannen te maken, doelen te stellen en een frisse start te maken. Het is ook de ideale tijd om een belangrijke taak aan te pakken die vaak op de achtergrond blijft: archiveren. Of het nu gaat om papieren documenten, digitale bestanden of andere administratieve rompslomp, januari is de perfecte maand om uw archieven op orde te krijgen. Waarom precies, en welke kantoorartikelen hebt u nodig om deze klus efficiënt te klaren? Dat leest u in deze blog!
Waarom januari de perfecte maand is om te archiveren:
- Een frisse start voor het nieuwe jaar:
Januari heeft een symbolische waarde. Het nieuwe jaar biedt de kans om oude gewoonten achter u te laten en nieuwe systemen te omarmen. Archiveren is dan ook een manier om de administratie op te frissen en onnodige rompslomp weg te werken, zodat u met een schone lei kunt beginnen.
- Minder werkdruk:
Na de drukte van de feestdagen en de jaarwisseling is januari vaak een rustiger maand op het werk. Dit biedt de kans om achterstallige taken zoals archiveren eindelijk aan te pakken, zonder dat u wordt afgeleid door andere urgente werkzaamheden.
- Belastingaangifte en financiële administratie:
Veel bedrijven en zelfstandige ondernemers beginnen in januari met het verzamelen van hun documenten voor de belastingaangifte. Dit maakt januari het perfecte moment om uw financiële administratie en overige documenten te organiseren. Een goed archiefsysteem zorgt ervoor dat u gemakkelijk de juiste informatie kunt vinden wanneer u die nodig hebt. Een opgeruimd kantoor voor betere productiviteit
- Een opgeruimd kantoor is bewezen bevorderlijk voor de productiviteit:
Als u uw kantoor en documenten goed archiveert, creëert u een overzichtelijke werkomgeving die rust geeft en uw focus verhoogt. Archiveren is dus niet alleen praktisch, maar draagt ook bij aan uw werkplezier.
Noodzakelijke kantoorartikelen voor archiveren
Om archiveren efficiënt en overzichtelijk te doen, hebt u de juiste kantoorartikelen nodig. Hier volgt een lijst van essentials die niet mogen ontbreken.
1. Bestandssystemen en Mappen
Ordners en Ringmappen: Een goede ordner of ringmap helpt u om documenten per categorie of per datum op te slaan. Kies voor mappen met stevige ringen en een duidelijke etiketteermogelijkheid.
Archiefdozen: Voor grote hoeveelheden documenten kunt u archiefdozen gebruiken. Deze zijn ideaal voor het opbergen van oudere documenten die u niet dagelijks nodig hebt, maar wel bewaard moeten worden.
Hangmappen: Hangmappen bieden een handige manier om documenten op te slaan en snel toegang te krijgen tot specifieke categorieën. Ze zijn vaak geschikt voor kleinere mappen of documenten die u regelmatig gebruikt.
2. Label- en Etiketteermateriaal
Etiketten: Heldere etiketten zorgen ervoor dat u documenten snel kunt categoriseren en terugvinden. Kies voor etiketten die gemakkelijk leesbaar zijn en een lange tijd blijven zitten zonder los te laten.
Labelmakers: Als u een grote hoeveelheid documenten moet archiveren, kan een labelmaker handig zijn. Hiermee kunt u snel en netjes labels maken voor ordners, archiefdozen en andere opslagmiddelen.
3. Kantoorapparatuur voor Documentbeheer
Papierversnipperaar: Voordat u documenten archiveert, is het essentieel om vertrouwelijke documenten op een veilige manier weg te doen. Een papierversnipperaar zorgt ervoor dat gevoelige informatie niet in verkeerde handen valt.
Scanner: Voor bedrijven die overstappen naar een digitaal archiefsysteem is een goede scanner onmisbaar. Hiermee kunt u papieren documenten snel digitaliseren en uw archief ruimtebesparend en toegankelijker maken.
Printers: Hoewel digitale documenten de voorkeur hebben, zult u soms nog papieren versies nodig hebben. Een betrouwbare printer is dus nog steeds essentieel voor documentbeheer.
4. Opberg- en Bewaaroplossingen
Archiefkasten: Een stevige archiefkast biedt de ruimte om documenten op een georganiseerde manier op te bergen. Kies voor een kast die afsluitbaar is om uw documenten veilig te houden.
Documentdozen: Documentdozen zijn ideaal voor het opbergen van kleinere hoeveelheden papieren. Ze kunnen goed worden gestapeld en zijn makkelijk te labelen.
5. Digitale Oplossingen
Cloudopslag en Back-up Software: Als u uw archief digitaal wilt maken, zorg dan voor een betrouwbare cloudopslagoplossing. Dit voorkomt dat uw documenten verloren gaan en maakt het makkelijker om ze overal ter wereld op te roepen. Denk aan platforms zoals Google Drive, Dropbox of OneDrive.
Documentbeheer Software: Naast cloudopslag kan documentbeheer software (DMS) u helpen om een overzicht te creëren en documenten efficiënter te zoeken en te organiseren.
6. Notitieblokken en Aantekeningen
Notitieboekjes en Post-its: Bij het doorlopen van oude documenten kunt u snel aantekeningen maken over welke documenten bewaard moeten blijven en welke niet. Notitieboekjes of Post-its kunnen helpen om uw gedachten en actiepunten vast te leggen.
Tips voor een succesvolle archiveringssessie
Maak het een routine: Het is makkelijker om te archiveren als u het regelmatig doet. Plan bijvoorbeeld elke maand een uur in om uw documenten bij te werken.
Wees kritisch: Ga niet alles bewaren. Maak onderscheid tussen belangrijke documenten en zaken die u kunt weggooien of digitaal opslaan.
Gebruik kleurcodes: Het werken met kleurcodes kan het archiveringsproces versnellen en visueel duidelijker maken. Denk bijvoorbeeld aan verschillende kleuren voor verschillende soorten documenten (financieel, contracten, correspondentie, etc.).
Conclusie: Januari biedt de perfecte gelegenheid om uw archieven op te frissen en uw kantoor op orde te krijgen. Door de juiste kantoorartikelen te gebruiken, kunt u dit proces efficiënt en effectief uitvoeren. Of u nu kiest voor papieren archieven, digitale oplossingen, of een combinatie van beide, met de juiste tools maakt u uw archivering niet alleen eenvoudiger, maar ook duurzamer. Start het jaar georganiseerd en verhoog uw productiviteit door te investeren in de juiste archiveringsmaterialen!
